档案保管工作与档案工作其他环节的关系

【摘要】：档案管理工作一共有八个管理环节，这八个环节分别是收集、保管、整理、鉴定、统计、编研、检索、利用，其中，档案保管工作是档案管理工作中比较重要的一个环节，对档案管理工作的影响相当大。本文对档案保管工作展开了详细的分析，并对档案保管工作与档案工作其他环节的关系进行了分析和说明。

【关键词】：档案保管；档案工作；档案管理

档案保管工作主要是对档案进行科学的保管，对档案进行集中管理，当然，最重要的就是在保护档案完整的同时也要保证档案的安全性，这样，在使用档案的时候，才能完全获得档案中所需要的资料。此外，除了关注档案工作中其他环节之外，也要加大对档案保管工作与档案工作中其他环节的关系的重视程度，以保证整个档案工作有条不紊的进行，达到各个环节相互制约、相辅相成、相互促进的效果。

一、档案保管工作概述

（一）什么是档案保管工作

所谓档案保管，就是在综合分析档案现状的基础上，对档案进行科学的保管，保证档案的完整性和安全性。对档案进行保管，一方面，可以借助专门的技术手段，从根本上减少档案的毁损程度，另一方面，可以有效延长档案的寿命，提升档案保管工作的质量。所以，档案保管工作对整个档案工作相当重要，一定要提升对档案保管工作的重视程度。

（二）如何保障档案保管工作

1、通过严密的管理制度保障档案保管工作的质量

想要保障档案保管工作的质量，首先，要把用户的需求放在首位，将用户的需求作为档案管理工作的中心环节，根据用户的实际需求制定切合实际的管理制度。然后，对于那些密级文件，为了及时掌握变动情况，方便下一个工作环节的顺利进行，要建立调密通知单制度和涉密档案接收标准制度，做好保密工作和接替工作。此外，还要制定严格的库房管理制度，对库房责任人进行管理，对库房责任人的工作内容进行细化，明确库房责任人的责任。同时，要在库房管理制度中明确规定，非档案工作人员不允许进入库房，只有相关工作人员才能进入。如果可以的话，也可以为库房安装防盗报警装置和防盗门窗，以做好档案的安全维护工作。最后，要深入工作，亲自过问档案工作，及时发现工作中的问题和管理制度的不足，以及时解决档案工作中存在的各种实际问题，及时对管理制度作出改正。

2、通过加大档案的保管力度保障档案保管工作的质量

既然是档案保管工作，那么最重要的事情就是保证档案的安全性和完整性，只有达到这种程度，保管工作才算成功。因此，一定要加大对档案的保管力度。一方面，要确保档案的安全性，要做好档案保密工作，规范操作，严格按规定办事，和绝密档案的移出、调阅、销毁等有关的事项，一定要经过审批和签字确认，不得擅自改变档案资料。此外，还要及时对使用过的档案进行核查，一旦发现有涂改的痕迹或泄密的可能，就一定要采取措施及时补救。值得注意的是，对于那些比较重要的档案，一定要配备专人负责管理，同时还要及时了解管理人员的思想动态，保证管理人员拥有良好的工作态度。另一方面，还要做好档案的整理工作，对于那些杂乱无章、目录登记不科学的档案，要及时进行整编，不断细化档案资料，以免影响到阅读质量，给使用者带来不便。当然，还要好好保护档案，防止档案被破坏，如果档案被破坏，就要及时采取补救措施，保证档案资料的完备性。只有加大对档案的保管力度，才能从根本上延长档案的使用寿命，保证信息的安全性。

3、通过提高工作人员的责任意识保障档案保管工作的质量

对于从事档案管理工作的人员来说，一定要对档案的安全本着认真负责的态度，而为了保证工作人员的这份强烈责任感，就要大力加强对档案管理人员的保密意识以及责任心的培养，提高档案工作人员的思想素质，培养他们严守秘密。此外，就是要着力培养工作人员的业务素质，加大对工作人员的专业素质的要求，大力培训工作人员，提高工作人员的工作能力，让工作人员熟练掌握所保管的档案内容。同时，相关单位还要大力引进档案专业人才，引进具有过硬的业务技能的专业人才，引进具有扎实的业务功底的专业人才，这样，才能及时解决工作中出现的新问题，解决和先进技术有关的问题。当然，除了要培养工作人员的职业素养和责任心，还要注意加大对工作人员文化素质的培养，毕竟，这是一个人才济济的时代，没有文化就意味着淘汰和落伍。所以，在平时工作过程中，要不断鼓励工作人员制定学习计划，不断学习专业知识，定期总结经验，提高自身职业能力。

4、通过增加资金投入力度保障档案保管工作的质量

传统的档案保管工作主要是对纸质档案进行管理，但是随着信息技术的发展，人们逐渐引入更加快捷方便的信息系统，通过网络对档案进行存储和保管。值得注意的是，要想将档案完美的进行保存，就一定要借助科学的技术手段和先进的设备条件，离开了这些，档案保管工作就会存在危险性。因此，为了确保档案的安全性，延长档案保管时间，就一定要加大资金投入力度，确保网上的涉密档案信息不被盗取。例如，相关单位要采用加密技术，使用先进的管理软件、微机设备，加强信息安全方面的技术研究。此外，还要加大技术培训力度，加大对档案库房的改善力度，努力提高工作人员的信息技术能力，以更好的适应信息社会的快速发展。

二、档案保管工作与其他环节的关系

（一）档案收集和档案整理是档案保管工作的基础

在对档案进行保管之前，首先要对档案进行收集和整理，没有健全的收集工作，就没有开展档案保管工作的可能。对于档案收集工作，一定要有专门人员进行操作，同时，为了不遗漏任何一个档案，还要建立相关的收集制度，定期对档案进行收集。此外，还要按照一定合理的顺序对档案进行科学统一的整理，对不同类型的档案进行分类整理，这样，才能在查阅档案的时候快速找到想要的内容，满足使用者的需求。

（二）档案鉴定和统计是检验档案管理效果的必要条件

虽然采取了科学合理的办法对档案进行了保管，但是档案保管的效果却不得而知，为了充分了解档案的保管效果，确定档案的真实度、准确性和可靠性，就一定要定期对档案进行鉴定和统计。档案鉴定工作与档案存毁联系密切，如果没有做好档案鉴定工作，就一定会影响到档案保管工作。因此，档案一旦到期，一定要进行销毁处理，消除那些没有价值的档案，以减轻档案保管工作的负担，提高档案保管工作的效率，保留具有保管价值的档案，提高档案的质量。

（三）档案保管是档案利用环节的前提

之所以要对档案进行科学合理的保管，就是为档案的利用提供保障，通过完善的检索系统，帮助用户快速找到想要的档案。利用工作是整个档案工作的主导，但利用工作又是建立在档案保管工作的基础上的，只有档案被完整的保存下来，才有被利用的可能。如果档案被破坏，变得残缺不全，亦或是档案没有被合理的整理，变得杂乱无章，就无法顺利开展利用工作。可以说，档案保管是档案利用工作的依赖，而档案利用又是档案保管工作的最终目的。档案保管工作并不是独立存在的，它与其他环节有着密切的联系，并和其他几个环节一起构成档案工作，共同相辅相成，协调发展，成为档案工作的重要组成部分。

结语：

做好档案保管工作对档案管理工作来说相当重要，只有做好档案保管工作，才能更好的建设档案管理工作。当然，也要重视档案保管工作与档案管理工作其他环节之间的关系，协调好各个环节之间的关系，保证整个档案管理环节的顺利进行。

参考文献

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[2] 杨如鑫.关于档案工作各业务环节的研究[J].城市建设理论研究（电子版）.2011（20）.

[3] 曲秋红.把握关键环节做好档案管理工作[J].华章.2010（36）.

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