接待流程方案

　接待流程方案

　 接待流程方案

　 1、接待方针

　 接待方针是接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据活动实际情况和领导机构对接待工作的要求以及来宾的具体情况确定。

　 2、接待规格

　 接待规格实际上是来宾所受到的待遇，往往体现了主办者对来宾的重视和欢迎的程度。接待规格主要表现在以下方面。

　 (1)迎接、宴请、看望、陪同、送别来宾时，主办方出面人员的身份。具体可以分为三种情况：第一种是高规格，即主办方出面人员的身份高于来宾，以体现对对方的重视和尊重;第二种是对等规格，即主办方出面人员的身份与来宾大体相等;第二种是低规格，即主办方出面的人员的身份比来宾低。显然，到场的我方人士身份越高，尤其是到场的我方主要人士的身份越高，越说明我方尊重并重视对方，双方关系较为密切。

　 (2)活动过程中安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度。

　 (3)来宾的食宿标准。接待规格要依据活动的目标、性质、接待方针并综合考虑来宾的身份、地位、影响等实际因素来确定。确定接待规格要适当。涉外接待的规格应严格按有关外事接待的规定执行。

　 3、接待内容

　 接待的内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看文艺演出、

　参观游览、联欢娱乐、返离送别等。接待内容的安排应当服从于整个来宾的大局，并有利于来宾的休息、调整，同时也能够为活动创造轻松、和谐的气氛。

　 4、待活动的时间安排

　 接待活动的时间安排应当同活动日程安排通盘考虑，并在活动日程表中反映出来，以便于来宾了解和家握。

　 5、接待责任

　 接待责任是指各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。接待责任必须细分并且落实到个人，必要时建立专门的工作小组。如大型会议活动可设置票务组，负责来宾返离时的票务联系。

　 6、接待经费

　 接待经费是整个活动经费的构成部分，主要是安排来宾食宿和交通的费用，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外活动还包括少量的礼品贸。活动接待方案应当对接待经贸的来源和支出作出具体说明。在任何情况下，接待来宾都是需要花钱的。来宾接待工作中的费用支出应该朗有一定标准，又要反映出接待方对对方的重视。

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　 一、全程服务项目

　 1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。

　 2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。

　 3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。

　 4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。

　 5、承办各公司(厂矿)业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、

　奖评会、客户联谊会等。

　 6、承办各种类型商务考察会议。

　 7、培训类会议计划实施。

　 8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。

　 二、单项服务项目

　 1、会务服务：协助主办单位选择会议场所，为代表提供礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。

　 2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。

　 3、会议接待：为参会代表提供接送站服务、会议代表签到服务。

　 4、酒店预定：以优惠价格提供国内酒店预定服务，代订各地优惠客房。

　 5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。

　 6、票务服务：为参会代表提供各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务;会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。

　 7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。

　 8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。

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　 1、心理准备

　 (1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

　 (2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。

　 (3)具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。

　 2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。

　 (1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括

　前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。

　 (2)办公用品准备。例如：前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

　 3、业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。

　 4、了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。

　 快速了解外宾的基本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

　 为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：

　 1、人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

　 2、日程安排：包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。

　3、接待经费列支：包括(1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用;(2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。

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