油田公司应收款项管理办法

1  基本管理要求　　

1.1  本办法所称应收款项是指胜利石油管理局、胜利油田分公司（以下统称油田）所属单位对外销售产品、材料、提供劳务、预付或垫付款项等原因形成的各类应收款项，包括应收账款、其它应收款和预付账款等。　　

1.2  各单位应按照权责发生制的原则，及时、准确核算各项应收款项。　　

1.3  油田应收款项风险预警管理实行四级预警运行机制，依次为管理局、二级单位、三级单位、责任人。（运行机制未说明白）　　

2  分工与职责　　

2.1  财务资产部、财务资产处职责　　

2.2  相关部门职责　　

2.3  二级单位职责　　

3  预警管理管理内容与程序　　

3.1  客户信用管理　　

　3.1.1　  凡与本单位交易次数在两次以上，且单次交易额达到10万元人民币以上的客户均为资料收集的范围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内。各单位市场部门收集整理完成客户信息后，由市场开发部门汇总建立客户信息档案，并妥善保存。　　

　3.1.2　  客户信息档案主要内容：　　

　3.1.2　.1  客户基础资料。包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及相关背景，与本单位交往的时间，业务种类等。　　

　3.1.2　.2  经营状况资料。包括客户的经营规模、市场份额、市场竞争力和市场地位等。 　　

　3.1.2　.3  交易现状资料。包括客户的销售活动现状和存在的问题、公司的战略、未来的展望、市场声誉、财务状况以及信用状况等。　　

　3.1.3　  客户的信息资料为企业的重要档案，所有经管人员须妥慎保管。如因单位部门岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的重要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。　　

　3.1.4　  各单位市场开发部门应根据业务员与相关客户交往中所了解的情况，随时更新或补充客户信息资料。　　

　3.1.5　  实行对客户信用等级的定期确定制。各单位应成立 “客户信用管理委员会”， 对胜利油区关联企业、其他中石化企业、中石油企业、东营市地方企业和其他企业进行分类，按季度评价信用风险，对不同的企业给予不同的信用等级，确定不同等级客户可以享有的信用额度和信用期限，并以此实行不同的收款策略和措施。同时建立《信用额度、期限表》，由市场部门和财务部门各备存一份。　　

　3.1.6　  初期信用额度的确定应遵循保守性原则。客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核、调整。单位客户信用管理委员会应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况等随时予以跟踪调整。　　

3.2  清收责任管理　　

　3.2.1　  单位责任的确定。应收款项所在单位为款项清理的责任单位。　　

　3.2.2　  责任人的确定。　　

　3.2.2　.1  第一责任人。单位现任主要领导为应收款项清理第一责任人，负责组织和督导本单位应收款项清理工作。　　

　3.2.2　.2  直接责任人。指对应收款项形成负有审核、批准关系的人员。包括现在岗、待岗、离退休等相关人员。　　

　3.2.2　.3  清理责任人。指对应收款项形成直接经办或各单位指定的清理人员。　　

　3.2.3　  连带责任人的确定。　　

　3.2.3　.1  职工因工作变动，调出人员必须到单位财务部门办理相关手续，未经办理相关应收款项清理或移交签认手续而办理工作调动的欠款人员，其欠款由单位劳资和组织部门调动经办人负责清理并负连带责任。　　

　3.2.3　.2  单位的集体工、劳务工、临时工或其他短期务工人员，不得办理借款或经办应收款项挂账等经济业务，如有发生，由批准人负责清理并负连带责任。　　

3.3  4.1  单位在发生新的销售业务或开工项目时，必须与客户签订合同或协议书，同时应按照《信用额度期限表》中对应客户的信用额度和期限，约定合同金额、结算期限、付款方式、付款时间及金额，同时签订回收责任书，责任书中应明确责任领导、直接责任人、清收责任人、责任部门、回收时间、回收金额等信息，清收责任人负责其所经手应收款项的催收和联络。单位财务部门须及时将以上信息收录到管理局应收款项管理动态跟踪系统中。管理局财务资产部负责汇总、梳理，并组织开展督导工作。　　

4.2  各级财务部门应于每月5日前编制一份当月尚未回收的《应收账款帐龄明细表》，提交给市场开发部门。经相关业务人员核对无误后，报单位分管市场的领导批准后进行账款回收工作。　　

市场部门严格对照《信用额度表》和财务部门报来的《帐龄明细表》，及时核对、跟踪客户的回款情况。对未按期结算回款的客户，及时联络和反馈信息给各单位应收款项清理领导小组。　　

4.3  对超过结算期的外部应收款项，实行“四级”预警机制。管理局向各单位以经营目标责任书、效能监察建议书、清收责任书或其他形式下达清收任务，明确款项内容、清收时间、清收额度及奖惩措施。　　

　4.3.1　  对外部应收款项超过规定结算期限3个月启动一级预警，下达一级预警通知书，直接责任人可在岗清欠、原待遇不变；  　　

　4.3.2　  超过6个月启动二级蓝色预警，下达二级预警通知书，直接责任人离岗清欠，在6个月内清回欠款，扣发奖金；　　

　4.3.3　  超过12个月的启动三级黄色预警，下达三级预警通知书，直接责任人下岗清欠，在6个月内清回欠款，扣发奖金及50%的工资；　　

　4.3.4　  超过18个月以上的启动四级红色预警，下达四级预警通知书，直接责任人不能全部清回并造成损失的，继续下岗清欠，并视损失和情节轻重，采取赔偿、行政处分和经济处罚等措施，追究相关责任。 　　

4.4  清理责任人负责对自己经手应收款项的回收，每月不得少于两次对客户进行电话或上门访问、催收。催收时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写《问题客户报告单》，并建议应采取的措施，由单位（部门）负责人审查后提出处理意见。凡确定为坏帐的须填制《坏账申请单》，报经单位领导办公会批准后列入呆坏账管理。　　

4.6  各单位市场开发部门应全盘掌握本单位全体客户的信用状况及来往情况。对于每笔逾期应收款项，应责令各清收责任人将未按期回收的原因，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上以供参考，并提出清收建议；对大额的逾期应收账款，应特别做出书面说明，并提出清收建议。　　

4.7  清理责任人发现发生坏帐的可能性时，应及时上报单位（部门）负责人，并积极采取补救措施。若客户有其他财产可供抵价时，在征得客户同意立即协商抵价物价值，避免更大损失发生。同时不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货或继续提供劳务，否则相关损失由清理责任人负责赔偿。　　

4.8  《坏帐申请单》填写一式三份，客户的名称、机构代码、负责人姓名、营业地址、电话号码等相关信息，应一一填写清楚，并将欠款形成的事实、不能收回的原因等做简明扼要的叙述，经单位（部门）负责人及单位分管领导批准后，连同账单或差额票据转交财务部门处理。　　

3.4  应收款项交接管理　　

　3.3.1　  责任人岗位调换、离职，必须对所在单位的、分管的或经手的应收款项进行交接。未交接完毕的，不得离岗；交接不清的，责任由交出者负责；交接清楚后，责任由接替者负责。　　

　3.3.2　  凡清收责任人主动提出离职的，应提前30日向单位提出申请，批准后办理交接手续。未办理交接手续而自行离开并由此给单位造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职并由此给单位造成损失的，仍将依照法律程序追究当事人的责任。　　

　3.3.3　  离职清理责任人经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。　　

　3.3.4　  《离职移交清单》至少一式三份，由移交人、接交人核对内容无误后双方签字，并经监交人签字后，由移交人、接交人各保存一份，单位档案存留一份。 　　

　3.3.5　  交接前，应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单经交接、接收、监督三方签署后即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接收人负责。　　

　3.3.6　  接交时，接交人应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向单位（部门）负责人或单位领导反映，未立即呈报或有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。 　　

　3.3.7　  接交后，无异议的账款由接交人负责接手清收，财务部门可随时与客户联系核对账目，以确定业务人员手中账单的真实性。 　　

　3.3.8　  各级人员移交时，由上级管理人员担任监交人。　　

5  监督检查与考核　　

清理责任人因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和及时通知单位，致使企业蒙受损失的，清收责任人应视情况负责赔偿不低于5%的损失。　　

凡发生坏帐的，应查明原因，如属清收责任人责任心不强造成，沉没其扣发的工资和奖金。　　

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