Excel高级筛选条件的“积木组合”分析法

【摘要】 Excel是应用广泛的电子表软件，可以完成许多数据管理任务，其“高级筛选”功能，可以方便地得到所需的数据筛选结果。与高级筛选相关的几个步骤中，筛选条件区域的设置最为关键。本文的“积木组合”分析法，可以将文字表述的综合条件，转化为几个单一条件，以“积木”的形式，按各个单一条件之间“与”和“或”的逻辑关系，“组合”积木，从而完成条件区域的设置，以顺利进行高级筛选。

【关键字】Excel 二维表 高级筛选 条件分析

Excel电子表格应用广泛，易于操作，它的主要功能是以“数据清单”的形式处理数据，可以完成排序、计算、查询、筛选、统计等任务。本文提出的“积木组合”条件分析法，可提高分析准确度，并缩短分析时间。

一、表与“积木”

Excel工作表是由行与列组成的表格形式，行与列的交叉点称单元格，这种表格形式称数据清单。数据清单与关系数据库的二维表结构相同，其中含有数据内容的都是一个矩形区域，“标题”在行首（或称字段名），第一行之外的内容都是数值。标题行中的每个标题项是对现实中某类事物的一项特征的描述，整个标题行可以描述所需的事物的多个特征。数值是事物某项特征的具体表现，一行数值就代表现实中一个事物的具体实例。于是，一个二维表就代表现实中的一类事物，对现实事物的管理，就变成了对二维表格的管理。比如生活中常见的水果，把每个水果都有“名称”、“果皮颜色”、“果肉颜色”和“单价”等共有的特征作为标题，把每个水果这些特征的具体表现记录为数值，就可以形成表1形式的“水果”二维表。按某些条件选购水果时，就可以在表1中，利用Excel的高级筛选功能完成。

用二维表来代表现实事物，是通过标题与数值这两种内容，分别描述事物特征并记录特征体现形式的方式实现的。如表1中的B4单元格，它是表示颜色的数值“红”，但如果只知道这一个单元格的内容，还不能确定这一数值是指苹果的“果皮颜色”是红的，还是西瓜的“果肉颜色”是红的；而如果只知道表中标题项D1单元格的内容，也不能了解“单价”具体是什么数值。所以，如果仅有一个单元格，不能准确地表示事物的特征。而数值“红”与标题“果皮颜色”两个单元格，就可以表示“果皮颜色是红色的水果”，表1 中苹果就符合这个特征；数值“红”与标题“果肉颜色”两个单元格，就可以表示“果肉颜色是红色的水果”，而西瓜就符合这个特征。虽然这两句话中仅仅相差一个字，但却因标题不同，而分别表示水果的两个不同特征，因此分别符合不同特征的水果也是“苹果”和“西瓜”两类。也就是说，标题与数值分别是事物同一特征的描述和体现，二者密不可分，必须对应出现。“积木”就指这样对应同一特征的标题和数值两个单元格，可以准确地表示最简单的单一条件。积木中的“数值”部分，可以是精确的数值，也可以是“数值范围”，表示某范围内的限制条件。如积木中有标题“单价”和数值范围“<10元”，就是表示“单价低于10元的水果”这一“某个范围内”的限制条件。如此一来，积木与每个单一条件之间，就可以方便地相互转换了。

二、组合积木

各种复杂的条件，都是许多单一条件的综合。针对复杂条件，可以先分析出其中含有的每个单一条件，再提取出对应的标题和数值（或数值范围），形成积木。当单一条件个数增多时，积木个数也相应增多，自然就可以得到所有的单一条件。各单一的条件之间，是对事物不同特征的限制，是“条件同时满足”或“任一条件满足”的关系。条件同时满足即“与”逻辑关系，任一条件满足即“或”逻辑关系。按每个单一条件之间的逻辑关系，把积木“组合”起来，就能表示复杂的限制条件。Excel高级筛选需要一个矩形的条件区域，每个积木中的标题部分要统一写在条件区域的第一行，条件的“数值（或数值范围）”部分，要写在对应标题的同一列中。条件之间是“与”关系的，数值部分要填写在同一行中，条件之间是“或”的关系的，数值部分则要间错开，填写在不同的行中。许多相关的“积木”按这样的规律“组合”在一起，就可以表示任何复杂的综合信息。

以制作果盘为例分析条件，现在为果盘中的主要水果香蕉选择搭配其它水果时，要考虑颜色和价格等因素，可以选择鲜艳的“红”或“桔红”色果肉的水果，并且价格要在10元以下。分析条件可知，需涉及“果肉颜色”和“单价”两个标题，具体数值为“红”或“桔红”，数值范围是“<10”，共分析出三个单一条件。即：“果肉颜色：红”、“果肉颜色：桔红”和“单价：<10”。再分析这三个条件之间的逻辑关系，前二个颜色条件是“或”的关系，即二个条件中的任何一个满足即可；这二个条件与第三个单价条件之间分别是“与”的逻辑关系，即颜色和单价两个条件必须同时满足。用积木表示逻辑“或”的关系，要把前二个条件中的数值部分间错开，分别放在不同行中；表示逻辑“与”的关系，要把颜色与单价的数值，写在同一行中，共需要四个积木。先把两个标题填写在同一行，二个颜色的数值错开分别写在二行中，每个颜色与单价的数值部分写在同一行中，保持数值与标题按对应关系填写在同一列中，即得到表2所示的筛选条件区域，包含标题在内，共6个单元格。

三、高级筛选

正确地设置条件区域后，就解决了高级筛选操作中最主要的问题。按照Excel中的高级筛选的主要操作步骤，选择“数据源”表，即文中的表1，；再选中“条件区域”，即文中的表2，用“积木组合”的分析方法，；然后用复制到其它位置的方式，确定要显示筛选结果的单元格的起始位置，如A20单元格，就可以得到如表3的筛选结果数据了。

另外需要注意的是，选择条件区域时，切记不能包含任何空白行与空白列，否则，会把表中所有的数据都筛选出来。分析一下空白行或空白列在积木组合区域的作用吧，空白行表示的是对标题所示的特征没有任何数值（或数值范围）方面的限制，空白列表示的是对事物没有任何特征方面的限制，二者都是“无条件”的意思。不设置任何条件进行筛选时，所有的数据都“符合条件”，因为没有任何条件限制，整个数据表就全部显示在结果区域了。

综上所述，任何复杂的综合条件，都可以简化单一条件，再分析条件的与、或逻辑关系，把积木组合成等效的条件区域，就可以降低分析难度，简化分析步骤，从而正确高效地完成高级筛选。

参考文献：

［1］刘爱琴,刘家磊,袁建波.《计算机文化基础》.经济科学出版社.2010年

［2］高阳主编.《数据库技术与应用》.电子工业出版社.2008年

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文

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