关于加强高校档案管理的探讨

【摘 要】档案管理是指广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。其作为高校管理工作的基础性工作，是高校管理工作的重要组成部分。本文结合高校档案管理现状，在分析高校管理存在的问题的基础上，提出了加强新建本科院校档案管理的有效对策，以期能提高档案的管理水平。

【关键词】高校档案管理 存在问题 解决对策

一、档案管理在高校管理中的重要性

高校在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载学校历史沿革的档案管理工作，是整个学校发展过程中不可忽视的重要成员。特别是随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，高校在整个国民经济发展中所占地位日渐提高，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进学校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。

二、高校档案管理的基本任务

1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。

2. 制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督，指导和检查执行情况。

3. 负责接收、管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有养料。

4. 开展档案的开放或利用工作。

5. 负责编辑档案，参考资料，编制检索工具，积极开展档案信息资源

6. 参加档案信息工作的整体化建设，积极开发档案信息资源。

7. 参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流

8. 负责对全校档案工作人员的业务培训，开展档案宣传工作和利用者教育活动，开展档案学术研究和交流活动。

三、高校档案管理现状及存在的问题

（一）档案管理模式陈旧。时下，社会发展早已步入信息化时代，但对于大部分高校档案管理来说，仍然延续着传统的手工检索、人工管理模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分需要通过手工操作来完成，即使配备了计算机，也是简单地进行输入输出，没有建立现代化的计算机管理信息系统，造成档案管理人员的工作量大、工作效率低、准确性差，影响档案价值的充分发挥。

（二）档案服务功能单一。目前，档案利用主要是为各级领导决策、机关各部门工作参考服务，功能相对单一，在服务于教学、育人、管理等方面的作用未能充分发挥，与师生直接关联不大，因而档案室在师生员工心目中的地位不高，成为“被人们遗忘的角落”。

（三）学生档案内容偏少。由于对学生在校期间档案收集制度不完善、工作不规范以及重视不够等因素，造成学生档案内容单一，不能科学、全面地真实反映学生在校期间的学习、生活轨迹，参考价值不高、针对性不强。

（四）档案人员素质偏低。由于许多高校对档案管理工作重视程度不够，在档案人员的配备上较为随意，没有经过档案专业的系统学习和培训，专业水平不高、信息网络技术缺乏，对档案的管理仅停留在整理归档层次，难以从事信息编研等创新性工作，更难有对档案管理水平的创新。

四、加强高校档案管理工作的措施

（一）改变传统的档案管理理念，用观念创新。助推档案管理观念创新是推进高校档案管理工作的前提，重点要树立三种观念。一是“以人为本”的档案工作观念。一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的档案工作理念。坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传，使全体师生员工增强档案意识。三是协调发展的档案工作观念，加快高校档案工作发展步伐，促进档案工作与高校各项工作全面协调发展，更好地为学校发展服务。

（二）加强档案管理创新体系建设。1.模式的创新。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。高校档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。2.思路的创新。（1）管理观念的创新。首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。（2）管理内容的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。（3）管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。（4）人才资源的创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

（三）发挥网络技术优势，加快高校档案数字化进程。随着高校信息化管理水平的不断提高，电子文件和数字化信息大量产生，牢固树立科学发展观，加快高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设已成为当务之急。据调查，迄今为止，全国各大高校除了一些知名学府率先实现了部分档案全文信息管理以外，大多高校馆藏档案的数字化还只停留在案卷级、文件级目录上，有的甚至还是一片空白，可见档案数字化建设任务之艰巨。目前切实做到在线同步接收、同步归档，保证电子文件和数字化信息归档的齐全、完整、准确和安全保管。同时，要对馆藏传统载体档案进行数字化处理，逐步实现数据库管理和在线利用。

（四）改进档案服务机制，不断提高服务水平，服务学校发展。学校是以服务的目的管理档案。故档案管理人员要紧紧抓住“利用”这一重要环节，改变过去“重管轻用”“重量轻质”的陈旧观念，打破“看摊守点”“等客上门”的被动局面。树立在服务中拓展生存、发展空间的战略思想，积极参与学校重大活动，为其提供档案资料，搞好信息服务。服务校园文化建设。充分利用档案室的文化资源优势，发挥其在校园文化建设中的作用。如收集有关本校的荣誉档案、实物档案、声像档案等，整合开发有关资料，开展专题展，增强学生的爱校意识和荣誉感；搜集优秀毕业生的有关事迹，开发本校名师档案，提高学校在社会上的美誉度等，在优化教书育人环境、激励学生奋发成才方面贡献力量。服务学生就业。学生档案作为高校档案的重要组成部分，应围绕学生个性开发和素质提高这一中心，多方位构建起内容丰富、体例规范的学生档案副本，如学生心理健康档案、学生社会实践档案、学生诚信教育档案等等。通过丰富学生档案内容，一方面促进大学生在校期间综合素质的培养，另一方面以档案为载体，全面展现出大学生的能力素质水平，架起学校—学生—社会之间的桥梁，为学生顺利就业提供条件。提高档案网络化服务水平。随着高校与社会、与企业的联系越来越密切，高校档案工作要逐步走向社会、走向开放，通过推进档案网络化服务，面向社会提供优质档案服务。

（五）提高档案管理人员素质，稳定档案管理队伍。1.高校档案管理人员应具备思想政治素质。高校档案工作具有一定的政治性，还具有一定的保密性。因此，档案管理人员必须坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，要有较强的党性原则和坚定的政治立场。要有一定的思想政治觉悟和辨别是非的能力，认真贯彻执行《档案法》和《高等学校档案管理办法》的各项规定，依法制档，维护档案的完整与真实性。当然，档案的服务对象非常广泛，由此而给档案管理人员带来的工作任务可能是繁重的、琐碎的、复杂的和多变的。这就需要档案管理人员热爱档案管理事业，热心服务，工作任劳任怨，具有较强的事业心、责任心和进取心，有较强烈的服务意识，保证服务工作的精确性、全面性、高效性。因此，我们必须加强档案管理人员的思想政治教育工作，努力树立全心全意为档案服务的思想观念，为档案使用者提供满意的服务。2.高校档案管理人员应具备专业知识。档案管理工作是一项专业性很强的工作，它记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验，它运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，大力开发档案信息资源，为高校各项工作服务。而这种管理工作是通过档案人员来完成的，这就要求档案人员由“杂业型”向“专业型”转变。档案管理人员专业知识技能的高低和熟练程度，直接决定着档案管理水平和服务质量的高低。3.高校档案管理人员应具备职业道德素养。高校档案是高校活动的直接记录，是教学科研的重要组成部分，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度，档案和档案管理对高校发展来说意义重要。但档案管理工作部门是个“清水衙门”，工作艰苦、清贫、具体、琐碎、平凡，但又非常重要。这就要求每个档案工作人员要有强烈的责任心和无私奉献精神，要坚决奉行爱岗敬业、忠于职守、严守秘密的原则，树立良好的职业道德观念和培养职业荣誉感，牢固树立为档案服务的思想，在为广大师生和科研人员服务中实现自身的价值。只有具有强烈的敬业精神，才能在工作中不断学习、不断总结经验，提高自身的文化修养和工作能力，才能以饱满的热情和心态投身与档案事业，才能以优质的服务赢得众多的用档者。

总之，做好高校档案管理工作意义重大，高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神，变简单的分类整理为高技术含量的综合性开发建设，变重储轻用为存储、利用并重；变单一的查阅服务为多元的开发利用，实现档案管理的现代化、科学化，大力开发档案信息资源为知识经济服务。

【参考文献】

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[5]周德培，张俊云.植被护坡工程技术.人民交通出版社，2003.

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